Hanketietovaranto valjastaa rahoituspäätösten tietovirran ja helpottaa rahoituksen hallintoa

Verottaja palvelee yksityistä kansalaista esimerkillisesti. Esitäytetty veroehdotus sisältää useimmiten kaiken tarvittavan eikä tietoja tarvitse pahemmin korjailla tai täydentää. Miksi kaikki toimii? Ensinnäkin palvelussa on tunnistettu kaikki täydelliseen ehdotukseen tarvittavat tiedot. Keskeinen oivallus on ettei tietoja tarvitse kysyä kansalaiselta. Verottaja saa valtaosan tiedoista jo valmiina muilta toimijoilta, jolloin tietovirrat on vain kytkettävä kansalaisen palveluun.

Sama on mahdollista myös tutkijan palveluissa. Tutkimusrahoitusta haettaessa ja rahoituksen raportoinnissa tutkijalta kysytään paljon tietoja, jotka ovat valmiina jo rahoittajan palvelun ulkopuolella. Kaikki voidaan muuntaa tietovirroiksi ja hyödyntää monissa eri järjestelmissä. Edellytyksenä on eri osapuolten yhteistyö, tietojärjestelmien yhteentoimivuus ja tietovirtojen yhdenmukaisuus. Sen jälkeen voidaan rakentaa turhaa hallinnollista työtä aidosti vähentäviä sähköisiä palveluita koko tiedeyhteisölle.

Hanketietovaranto on tietovirrat yhdistävä ja yhdenmukaista tietoa eri käyttäjille jakava ydin. Toiminnassa hanketietovaranto sisältää rahoitushaut sekä rahoittajien rahoituspäätökset ja niihin liittyvät tiedot, jotka tutkimustietovarannossa yhdistyvät julkaisuihin, aineistoihin ja tutkimusinfrastruktuureihin. Liitos tutkijaan toteutetaan pääasiassa kansainvälisen ORCID-tutkijatunnisteen avulla.

Hanketietovaranto antaa rahoittajille välineet muokata omista järjestelmistään ennakoivia. Hakemuspohjiin ja raportteihin pystyy helposti tuomaan valmiiksi tietoja hakijan tuotoksista, aiemmasta rahoituksesta tai affiliaatiosta. Varannon kautta myönnetyn rahoituksen tiedot voivat siirtyä suoraan omaan organisaatioon. Tutkijan ei tarvitse enää huolehtia hallinnollisen tiedon haalimisesta vaan hän voi keskittyä tutkimustyön suunnitteluun.

Tämän ohella hanketietovaranto parantaa rahoittajien näkyvyyttä sekä tuo esiin tutkimusrahoituksen moninaisuuden. Hanketietovarantoon kootaan vain avointa julkiseksi tarkoitettua tietoa. Sen myötä muut toimijat voivat rakentaa uusia näiden tietojen varaan rakentuvia palveluita.

 

Walter Rydman

Kirjoittaja koordinoi tutkimus- ja hanketietovarannon koordinaattorina CSC:llä


Lue lisää hanketietovarannosta voit lukea täällä

 

 

Benefits for researchers and a comprehensive picture of the Finnish research

Notes from the executive group meeting on 19 March 2018

The development of the Research Information Hub is supervised and guided by two high-level groups appointed by the Ministry of Education and Culture, namely, the Executive and Steering groups. The Executive group will, for example, decide on a developmental path, consider approaches to lighten the workload for the researchers and administrative staff, and identify the research administration information needs. It will also promote cooperation between actors. The Executive group meets three times in 2018. This year’s first meeting was held on 19th of March.

One of the main topics discussed in the meeting was how the researchers benefit from the Hub. How to identify and open up the accruing benefits for the researchers, when the final aim is to promote a more fluent flow of the already submitted information between all parties?

User cases and especially the benefits to the researchers have been described hereThe Hub (and its user interface) will provide researchers a platform to gain national level visibility for their research. However, the most concrete benefit for the researchers will most likely follow from the automated information flows. Researchers don’t have to report the same information several times to different systems anymore. For example, when a researcher is applying for a funding, the funding organization can retrieve the necessary information directly from the Hub. The Executive group asked for a more tangible presentation from such examples. From the researchers’ point of view, it would be also important that interoperability with the international research information systems should be taken into account when designing the Hub. Many researchers are already involved in several international information systems and the metadata should, therefore, be consistent.

Another point of discussion was to clarify, that once the Hub is in operation, we will have a possibility for a comprehensive picture of scientific research done with both public and private funds in Finland. This means that, for example, an official at the Academy of Finland who is drafting a policy, can find out which organizations have ongoing research in bioeconomics. This also means that research organizations themselves could self-evaluate their selected research activities against those of other organizations. Reliable, complete and up-to-date data would also be a valuable tool in decision-making. It could also work as a basis for statistics used by, for example, Ministry of education policymaking.  Special attention will have to be paid to the quality of the information provided in the metadata fields to reach the level of accuracy and reliability needed for solid decisions.

 

How to aggregate data about research data – case Metax

As the national Open Science and Research initiative came to an end by December 2017, we already had a fantastic basis for national research data services in the form of the IDA storage service and Etsin research data finder among others. As the work now continues, we are enhancing, integrating and rebuilding the services to serve the needs for long-term preservation and national management of information data. The data service family will be called Fairdata.fi, alongside with the established service brands IDA and Etsin.

From this summer onwards, all research data metadata will be aggregated in a new national metadata repository called Metax, that will serve both the Fairdata.fi service package and the National Research Information Hub Tutkimustietovaranto. The aim is to harvest as many data archives as possible in order to provide the researchers with a good field agnostic data catalogue and a search tool. We want to harvest both the Finnish and the international sources. In addition, Metax and Etsin will serve as the master data catalogue and offer landing pages for the data stored and published in the Fairdata.fi services, both IDA and the long-term preservation.

We are blogging about the development process in Metax-Blog (mostly in Finnish, though). The data models (still under development) are published in the national services for interoperability. There are several application profiles in Metax since it consists of several catalogues. We also try to use as many kinds of reference data and persistent identifiers to be able to produce as good quality data as possible for the Research Information Hub and everybody else.

Jessica Parland-von Essen

The author is MetaX and Etsin product owner at CSC – research center for science


Metax-Blog can be read at https://metax-blogi.blogspot.fi/

National service for interoperability available at https://tietomallit.suomi.fi/

Tutkimustietovarannon rakentaminen vaatii laajasti eri toimijoiden yhteistyötä

Tutkimuksesta kerätään metatietoja useisiin organisaatiokohtaisiin, kansallisiin ja kansainvälisiin tietokantoihin. Vihdoinkin ollaan siirtymässä kohti aikaa, jossa kertaalleen kerättyjä metatietoja voidaan näppärästi siirrellä palvelujen välillä niin, että tietojen manuaalisen syöttämisen sijaan annetaan tehokkaiden palvelinten, nopeiden verkkojen ja koneluettavien rajapintojen hoitaa tehtävänsä.

Käytännössä toimivan metatietojen siirtojärjestelmän rakentaminen ei kuitenkaan ole yksinkertainen asia. Tehtävässä onnistuminen vaatii runsaasti eri toimijoiden välistä yhteistyötä ja yhteistä kokemusta siitä, mihin tarkoitukseen näitä järjestelmiä rakennetaan. Tutkimustietovarannon osalta tätä työtä ohjaa ja valtakunnallisesti koordinoi kokenut ohjausryhmä. Ohjausryhmä kokoontuu vuonna 2018 kuusi kertaa. Jokaisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen Tutkimustietovarannon blogiin kirjoitetaan lyhyt yhteenveto kokouksessa keskustelua herättäneistä aiheista.
Viimeisimmässä ohjausryhmän kokouksessa pohdittiin, miksi Suomen kannattaa laittaa resursseja kansalliseen tutkimustietovarantoon. Keskustelua käytiin tunnistettujen käyttötapausten ja konkreettisten hyötyjen avulla. Tutkija hyötyy esimerkiksi siitä, että laatiessaan rahoitushakemusta tai hankeraporttia verkkolomakkeelle, hän voi lisätä omat julkaisunsa esimerkiksi valitsemalla aukeavasta pudotusvalikosta. Tutkija saattaa joutua raportoimaan kymmeniä, jopa satoja, artikkeleita pitkäaikaisen hankkeen lopuksi tai naputtelemaan samojen artikkelien tiedot kymmeniin rahoitushakemuksiin. Julkaisujen hakutoiminto on nyt jo Virta-julkaisutietopalvelun kautta käytössä Suomen Akatemian tutkimusrahoituksen raportoinnissa. Ohjausryhmä päätti, että jatkossa julkaisutiedot ovat hyödynnettävissä myös CSC:n laskentaresurssien jatkohakemuksen yhteydessä.

Ohjausryhmä keskusteli myös tutkijan yksilöllisestä tunnistamisesta, joka on tutkimustietovarannossa edellytys tutkimusta kuvaavien metatietojen yhdistämiseksi oikean tutkijan tietoihin. Perinteinen tapa tunnistaa tutkijoita on perustunut tutkijan nimeen. Samannimisiä tutkijoita voi kuitenkin olla useita, tutkija voi eri tilanteissa käyttää eri nimiä ja tutkijan nimi voi muuttua. Kansainvälisesti kehitetty ratkaisu on ORCID-tunniste, jonka on luonut itselleen maailmassa jo yli 4 miljoonaa tutkijaa. Ohjausryhmä haluaa lisätä ORCID-tunnisteen hyötyjä Suomessa. Hyötyjen saavuttamiseksi esiteltiin joukko uusia käyttötapauksia ohjausryhmän seurattavaksi. ORCIDista lisää tutkijatunniste.fi -sivulla.
Tutkimustietovarantohankkeen ohjausryhmän helmikuisen kokouksen muistio on luettavissa täällä.


Lisää tutkijatunnisteesta voit lukea osoitteesta https://tutkijatunniste.fi ja https://orcid.org.

Tutkimustietovarannosta jatkossa kattavasti tietoa Suomessa tehtävästä tutkimuksesta

Tutkimustietojen hyödyntäminen muuttuu tulevaisuudessa helpommaksi tutkimustietovarannon myötä. Toteutettava uusi palvelu kokoaa yhteen esimerkiksi julkaisuja, tutkimusaineistoja, tutkimusinfrastruktuureita, tutkijoita, hankkeita ja tutkimusryhmiä koskevia metatietoja.

Tutkimuksesta kerättävän tiedon määrä kasvaa jatkuvasti, mutta vielä edelleen tutkijat ja tutkimushallinto tallentavat samoja tietoja lukuisiin eri tietojärjestelmiin. Usein tämä johtuu siitä, että kukin organisaatio (tutkimusorganisaatio, rahoittaja, tutkimusaineistojen ylläpitäjä jne.) on vastuussa vain omista tietojärjestelmistään. Tutkimustietovarannon ideana on mahdollistaa eri tietojärjestelmissä olevien tietojen hyödyntäminen myös toisessa tietojärjestelmässä. Tutkimustietovarannon avulla hallinnollinen työtaakka kevenee, kun kerran tallennettu tieto voidaan poimia  tietovarannosta automaattisesti toiseen järjestelmään.

Tutkimustietovaranto ei tule korvaamaan organisaatioiden omia järjestelmiä eikä kansainvälisiä tutkimustietoja välittäviä järjestelmiä. Sen sijaan tutkimustietovaranto tulee parantamaan olemassa olevien järjestelmien toimintaa yhdistämällä tietoja kansallisella tasolla. Lisäksi tutkimustietovaranto tulee hyödyntämään jo olemassa olevia ja rakenteilla olevia kansainvälisiä tietojärjestelmiä kustannustehokkaalla tavalla. Yhdestä paikasta helposti ja avoimesti löydettävät tiedot muodostavat kattavan kuvan siitä, millaista tutkimusta Suomessa tehdään. Yhden palvelun  kautta on siis jatkossa mahdollista saada tietää, mitä hankkeita kullakin alalla on käynnissä, keitä tutkijoita niissä työskentelee ja minkälaisia tuotoksia hankkeissa on syntynyt.

Tietovaranto tarjoaa lukemattomia uusia käyttömahdollisuuksia jo olemassa olevalle tiedolle. Tutkija pystyy hyödyntämään omia tietojaan sujuvammin eri palveluissa, ja toisiinsa liittyvät tutkimustuotokset voidaan linkittää yhteen. Tutkimustieto on entistä helpommin sitä hyödyntävien kansalaisten ja tiedotusvälineiden saatavilla. Tutkimusorganisaatioilla ja rahoittajilla on käytössään ajantasaiset ja yhdenmukaiset tiedot, ja tietojen siirto organisaatioiden välillä helpottuu.

Tutkimustietovarantohanke käynnistyi vuonna 2017, ja palvelu toteutetaan vaiheittain vuoteen 2020 mennessä. Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) on antanut valtakunnallinen tutkimustietovarannon toteuttamisen toimeksi CSC:lle. Vuoden 2018 aikana tietovarantoon sisällytetään yliopistoilta ja tutkimuslaitoksilta kootut julkaisujen tiedot. Seuraavana vuonna siihen yhdistetään rahoittajilta kerättävät tiedot näiden rahoittamista tutkimushankkeista sekä suomalaisista tutkimusinfrastruktuureista. Seuraavassa vaiheessa mukaan liitetään tutkimusaineistojen kuvailutietoja sekä tietoja tutkijoista, jotka ovat antaneet luvan tietojen haravointiin valitsemistaan palveluista.

OKM on lisäksi asettanut tutkimushallinnon tietovirtojen ja tutkimusvarannon kehittämisen ohjaamiseksi johto- ja ohjausryhmät vuosille 2017–2020. Johtoryhmä muun muassa pohtii keinoja keventää tutkijoiden ja hallinnon työtaakkaa, tunnistaa tutkimushallinnon tietotarpeita ja edistää toimijoiden välistä yhteistyötä. Ohjausryhmä puolestaan ohjaa palvelun kehittämistä sekä koordinoi valtakunnallista yhteistyötä.

Tässä blogissa tullaan jatkossa esittelemään tutkimustietovarannon edistymistä sekä projektin näkökulmasta kiintoisia asioita. Lisäksi blogissa tullaan kertomaan alan kansainvälisistä tapahtumista ja suuntauksista.  Tutkimustietovaranto tuo tullessaan useita mahdollisia potentiaalisia hyödyntämiskohteita. Voisiko esim. tutkimusrahoituksen haun miettiä kokonaan uudella tavalla, kuten Karl-Erik Michelsen ehdottaa kirjoituksessaan? Löytyisikö tutkimustietovarannon kautta vaihtoehto Eskolle?
Kerro sinäkin ideasi tutkimustietovarannon hyödyntämisestä! Seuraa myös
tutkimustietovarannon Twitter-tiliä @tutkimustieto.

Jukka Haapamäki                                                                                                 

Kirjoittaja on ylitarkastaja opetus- ja kulttuuriministeriössä ja toimii Tutkimustietovarannon ohjausryhmän puheenjohtajana.

Lue Karl-Erik Michelsenin kirjoitus osoitteessa http://blogi.professoriliitto.fi/karl-erik-michelsen/tutkimusrahoituksen-slush-tapahtuma/

Vaihtoehto Eskolle -kampanja osoitteessa http://vaihtoehtoeskolle.fi/