Comparing approaches – research information hub in New Zealand

Notes from the steering group meeting on 11th June 2018

The latest steering group meeting of the Finnish Research Information Hub had a pleasant addition to the agenda, when a visitor outside the Finnish stakeholder group – and outside Finland, joined us. Jackie Fawcett, Principal Advisor of Science and Innovation Trends from New Zealand, introduced us to the  New Zealand’s national research information system NRIS which is currently being developed by the Ministry of Business, Innovation & Employment. The meeting offered us a great opportunity to exchange experiences and ideas about the process of building a national research information system.

The most important goal is to make New Zealand’s research and researchers more visible both to domestic and international audiences. Targets have especially focused on offering a comprehensive overview of the latest developments in research, science and innovation and making it easier to find experts and relevant research results. This goal, as well as reducing the administrative workload of researchers, are similar to what the Finnish national research information hub is pursuing.

Also other similarities between the NRIS and the Finnish research information hub were found. Both of them underline that everyone should benefit from the systems, and shared goals means a lot of work. Moreover, the privacy issues and openness of data has also required a lot of consideration in both countries. Fawcett told that they have been working for quite a long time in defining the concept model so that the organizations can easily integrate data from their systems to the NRIS. In Finland, the model has been developed together with the organizations.

Unlike in Finland, New Zealand doesn’t have separate source system where the information for the hub could be easily retrieved, and therefore they had to start developing the hub from scratch. At the moment, the New Zealand’s hub is ready to receive data from government departments and independent research organizations. By now, they have assembled the existing data to the portal and piloted with a few organizations. The next step will be to gradually expand the hub.

Another approach that was found to differ between the two national hubs was the order of different steps taken in the design path. In New Zealand, the major share of the attention and input was given to the technical model construction over outputs. In Finland, the first step has been to think the needs of the end users, and only then to design the data model and integrate systems, yet these steps are also done simultaneously. At the moment, we are utilizing a service design process to build a portal that would best serve the end users.

In both countries, however, much work still remains to be done. Moreover, besides Finland and New Zealand, many other countries are currently building or have already implemented their own national research information systems. Even though all hubs have their own background, characteristics, and use cases, we can learn from the successes and challenges that others have already experienced. Therefore, it is important that we do not compare to others as competition, but as an asset.

The full memo from the latest steering group meeting can be read from here (in Finnish only).

Links to other national research information systems:

New Zealand: NRIS

Norway: CRISTIN

Sweden: SWECRIS

Portugal: PT-CRIS

The Netherlands: NARCIS

Hanketietovaranto valjastaa rahoituspäätösten tietovirran ja helpottaa rahoituksen hallintoa

Verottaja palvelee yksityistä kansalaista esimerkillisesti. Esitäytetty veroehdotus sisältää useimmiten kaiken tarvittavan eikä tietoja tarvitse pahemmin korjailla tai täydentää. Miksi kaikki toimii? Ensinnäkin palvelussa on tunnistettu kaikki täydelliseen ehdotukseen tarvittavat tiedot. Keskeinen oivallus on ettei tietoja tarvitse kysyä kansalaiselta. Verottaja saa valtaosan tiedoista jo valmiina muilta toimijoilta, jolloin tietovirrat on vain kytkettävä kansalaisen palveluun.

Sama on mahdollista myös tutkijan palveluissa. Tutkimusrahoitusta haettaessa ja rahoituksen raportoinnissa tutkijalta kysytään paljon tietoja, jotka ovat valmiina jo rahoittajan palvelun ulkopuolella. Kaikki voidaan muuntaa tietovirroiksi ja hyödyntää monissa eri järjestelmissä. Edellytyksenä on eri osapuolten yhteistyö, tietojärjestelmien yhteentoimivuus ja tietovirtojen yhdenmukaisuus. Sen jälkeen voidaan rakentaa turhaa hallinnollista työtä aidosti vähentäviä sähköisiä palveluita koko tiedeyhteisölle.

Hanketietovaranto on tietovirrat yhdistävä ja yhdenmukaista tietoa eri käyttäjille jakava ydin. Toiminnassa hanketietovaranto sisältää rahoitushaut sekä rahoittajien rahoituspäätökset ja niihin liittyvät tiedot, jotka tutkimustietovarannossa yhdistyvät julkaisuihin, aineistoihin ja tutkimusinfrastruktuureihin. Liitos tutkijaan toteutetaan pääasiassa kansainvälisen ORCID-tutkijatunnisteen avulla.

Hanketietovaranto antaa rahoittajille välineet muokata omista järjestelmistään ennakoivia. Hakemuspohjiin ja raportteihin pystyy helposti tuomaan valmiiksi tietoja hakijan tuotoksista, aiemmasta rahoituksesta tai affiliaatiosta. Varannon kautta myönnetyn rahoituksen tiedot voivat siirtyä suoraan omaan organisaatioon. Tutkijan ei tarvitse enää huolehtia hallinnollisen tiedon haalimisesta vaan hän voi keskittyä tutkimustyön suunnitteluun.

Tämän ohella hanketietovaranto parantaa rahoittajien näkyvyyttä sekä tuo esiin tutkimusrahoituksen moninaisuuden. Hanketietovarantoon kootaan vain avointa julkiseksi tarkoitettua tietoa. Sen myötä muut toimijat voivat rakentaa uusia näiden tietojen varaan rakentuvia palveluita.

 

Walter Rydman

Kirjoittaja koordinoi tutkimus- ja hanketietovarannon koordinaattorina CSC:llä


Lue lisää hanketietovarannosta voit lukea täällä

 

 

Benefits for researchers and a comprehensive picture of the Finnish research

Notes from the executive group meeting on 19 March 2018

The development of the Research Information Hub is supervised and guided by two high-level groups appointed by the Ministry of Education and Culture, namely, the Executive and Steering groups. The Executive group will, for example, decide on a developmental path, consider approaches to lighten the workload for the researchers and administrative staff, and identify the research administration information needs. It will also promote cooperation between actors. The Executive group meets three times in 2018. This year’s first meeting was held on 19th of March.

One of the main topics discussed in the meeting was how the researchers benefit from the Hub. How to identify and open up the accruing benefits for the researchers, when the final aim is to promote a more fluent flow of the already submitted information between all parties?

User cases and especially the benefits to the researchers have been described hereThe Hub (and its user interface) will provide researchers a platform to gain national level visibility for their research. However, the most concrete benefit for the researchers will most likely follow from the automated information flows. Researchers don’t have to report the same information several times to different systems anymore. For example, when a researcher is applying for a funding, the funding organization can retrieve the necessary information directly from the Hub. The Executive group asked for a more tangible presentation from such examples. From the researchers’ point of view, it would be also important that interoperability with the international research information systems should be taken into account when designing the Hub. Many researchers are already involved in several international information systems and the metadata should, therefore, be consistent.

Another point of discussion was to clarify, that once the Hub is in operation, we will have a possibility for a comprehensive picture of scientific research done with both public and private funds in Finland. This means that, for example, an official at the Academy of Finland who is drafting a policy, can find out which organizations have ongoing research in bioeconomics. This also means that research organizations themselves could self-evaluate their selected research activities against those of other organizations. Reliable, complete and up-to-date data would also be a valuable tool in decision-making. It could also work as a basis for statistics used by, for example, Ministry of education policymaking.  Special attention will have to be paid to the quality of the information provided in the metadata fields to reach the level of accuracy and reliability needed for solid decisions.

 

How to aggregate data about research data – case Metax

As the national Open Science and Research initiative came to an end by December 2017, we already had a fantastic basis for national research data services in the form of the IDA storage service and Etsin research data finder among others. As the work now continues, we are enhancing, integrating and rebuilding the services to serve the needs for long-term preservation and national management of information data. The data service family will be called Fairdata.fi, alongside with the established service brands IDA and Etsin.

From this summer onwards, all research data metadata will be aggregated in a new national metadata repository called Metax, that will serve both the Fairdata.fi service package and the National Research Information Hub Tutkimustietovaranto. The aim is to harvest as many data archives as possible in order to provide the researchers with a good field agnostic data catalogue and a search tool. We want to harvest both the Finnish and the international sources. In addition, Metax and Etsin will serve as the master data catalogue and offer landing pages for the data stored and published in the Fairdata.fi services, both IDA and the long-term preservation.

We are blogging about the development process in Metax-Blog (mostly in Finnish, though). The data models (still under development) are published in the national services for interoperability. There are several application profiles in Metax since it consists of several catalogues. We also try to use as many kinds of reference data and persistent identifiers to be able to produce as good quality data as possible for the Research Information Hub and everybody else.

Jessica Parland-von Essen

The author is MetaX and Etsin product owner at CSC – research center for science


Metax-Blog can be read at https://metax-blogi.blogspot.fi/

National service for interoperability available at https://tietomallit.suomi.fi/

Tutkimustietovarannon rakentaminen vaatii laajasti eri toimijoiden yhteistyötä

Tutkimuksesta kerätään metatietoja useisiin organisaatiokohtaisiin, kansallisiin ja kansainvälisiin tietokantoihin. Vihdoinkin ollaan siirtymässä kohti aikaa, jossa kertaalleen kerättyjä metatietoja voidaan näppärästi siirrellä palvelujen välillä niin, että tietojen manuaalisen syöttämisen sijaan annetaan tehokkaiden palvelinten, nopeiden verkkojen ja koneluettavien rajapintojen hoitaa tehtävänsä.

Käytännössä toimivan metatietojen siirtojärjestelmän rakentaminen ei kuitenkaan ole yksinkertainen asia. Tehtävässä onnistuminen vaatii runsaasti eri toimijoiden välistä yhteistyötä ja yhteistä kokemusta siitä, mihin tarkoitukseen näitä järjestelmiä rakennetaan. Tutkimustietovarannon osalta tätä työtä ohjaa ja valtakunnallisesti koordinoi kokenut ohjausryhmä. Ohjausryhmä kokoontuu vuonna 2018 kuusi kertaa. Jokaisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen Tutkimustietovarannon blogiin kirjoitetaan lyhyt yhteenveto kokouksessa keskustelua herättäneistä aiheista.
Viimeisimmässä ohjausryhmän kokouksessa pohdittiin, miksi Suomen kannattaa laittaa resursseja kansalliseen tutkimustietovarantoon. Keskustelua käytiin tunnistettujen käyttötapausten ja konkreettisten hyötyjen avulla. Tutkija hyötyy esimerkiksi siitä, että laatiessaan rahoitushakemusta tai hankeraporttia verkkolomakkeelle, hän voi lisätä omat julkaisunsa esimerkiksi valitsemalla aukeavasta pudotusvalikosta. Tutkija saattaa joutua raportoimaan kymmeniä, jopa satoja, artikkeleita pitkäaikaisen hankkeen lopuksi tai naputtelemaan samojen artikkelien tiedot kymmeniin rahoitushakemuksiin. Julkaisujen hakutoiminto on nyt jo Virta-julkaisutietopalvelun kautta käytössä Suomen Akatemian tutkimusrahoituksen raportoinnissa. Ohjausryhmä päätti, että jatkossa julkaisutiedot ovat hyödynnettävissä myös CSC:n laskentaresurssien jatkohakemuksen yhteydessä.

Ohjausryhmä keskusteli myös tutkijan yksilöllisestä tunnistamisesta, joka on tutkimustietovarannossa edellytys tutkimusta kuvaavien metatietojen yhdistämiseksi oikean tutkijan tietoihin. Perinteinen tapa tunnistaa tutkijoita on perustunut tutkijan nimeen. Samannimisiä tutkijoita voi kuitenkin olla useita, tutkija voi eri tilanteissa käyttää eri nimiä ja tutkijan nimi voi muuttua. Kansainvälisesti kehitetty ratkaisu on ORCID-tunniste, jonka on luonut itselleen maailmassa jo yli 4 miljoonaa tutkijaa. Ohjausryhmä haluaa lisätä ORCID-tunnisteen hyötyjä Suomessa. Hyötyjen saavuttamiseksi esiteltiin joukko uusia käyttötapauksia ohjausryhmän seurattavaksi. ORCIDista lisää tutkijatunniste.fi -sivulla.
Tutkimustietovarantohankkeen ohjausryhmän helmikuisen kokouksen muistio on luettavissa täällä.


Lisää tutkijatunnisteesta voit lukea osoitteesta https://tutkijatunniste.fi ja https://orcid.org.